5 Tips om een online bijeenkomst te organiseren

Hoe kun je deelnemers actief betrekken tijdens jouw online bijeenkomst? Online bijeenkomsten zijn er in alle soorten en maten: van een kleinschalige werkgroep tot aan een buurtbijeenkomst met genodigden die elkaar nog niet kennen. Een online vergadering werkt nét even anders dan een fysiek evenement. Met deze tips zorg je ervoor dat je op een efficiënte manier het doel van jouw bijeenkomst bereikt.

1. Stel het doel vast en maak een programma

Wat wil je met de online bijeenkomst bereiken? Met het hebben van een duidelijk doel wordt het makkelijk om een programma op te zetten en om de juiste sprekers en gasten uit te nodigen. En wanneer is je doel geslaagd? Is er een minimaal aantal aanmeldingen dat je moet halen om de bijeenkomst te laten doorgaan? Houd er ook rekening mee dat gemiddeld 30% van de online bezoekers niet komt opdagen, zeker wanneer deelname vrijblijvend is. 

Denk daarnaast na over de volgende punten:

• Welke rollen heb je nodig tijdens de bijeenkomst en moeten hiervoor externen worden ingehuurd, zoals een presentator?
• Hoe lang duurt de bijeenkomst?
• Wordt de bijeenkomst opgenomen? Zo ja, hoe kunnen deelnemers deze terugkijken?
• Worden er specifieke mensen uitgenodigd, of is het een open bijeenkomst waarvoor nog promotie moet worden ingezet?
• Ga je zelf de online bijeenkomst technisch inrichten en opnemen, of laat je je hiervoor ontzorgen door een livestreampartij?

De tekst gaat verder onder de foto

2. Bepaal welke software je nodig hebt

Zoek software die alle functies bevat die jij wilt inzetten voor de bijeenkomst. Bedenk hoe je de chat gaat beheren, of je polls gaat gebruiken, en of je breakout rooms wilt inzetten waar mensen in kleine groepen kunnen discussiëren. Ook is het mogelijk om gebruik te maken van extra tools om meer interactie te krijgen, door het inzetten van bijvoorbeeld quizzes of word clouds. Lees hiervoor ook de blog: 8 Online event ideeën voor meer interactie met jouw online publiek

Kies bij voorkeur software waar je doelgroep al bekend mee is, zoals Zoom, Microsoft Teams of Google Meet. Het is voor gasten vervelend om nieuwe software te moeten downloaden, zeker als de doelgroep minder technisch is. Voor een kleinschalige bijeenkomst kan je de deelname link per e-mail rondsturen, zoals in een Microsoft Teams uitnodiging. Voor bijeenkomsten met veel genodigden kan je dit beter automatiseren via een emailmarketing programma, of vanuit je professionele vergadersoftware als deze de mogelijkheid biedt.

3. Verstuur uitnodigingen met duidelijke instructies

Nu je een datum, programma en de software hebt vastgesteld kan je de uitnodigingen versturen. Laat hierin duidelijk terugkomen wat het doel van de bijeenkomst is, en wat deelnemers zelf uit deze vergadering kunnen halen. 

Vergeet niet om de praktische informatie mee te sturen. Deze bevat ten minste de datum, de begin- en eindtijd, het onderwerp, een overzicht van het programma en of deelnemers zich vooraf moeten aanmelden. Ook kun je ervoor kiezen om te vragen of iedereen 5 minuten voor aanvang alvast wil inloggen, zodat de bijeenkomst op tijd van start kan gaan. 

Communiceer ook hoe je doelgroep zich kan voorbereiden op de bijeenkomst. Wil je een Q&A inzetten? Dan kan het een idee zijn om je publiek vooraf vragen te laten insturen zodat deze efficiënt kunnen worden behandeld. Of misschien kunnen ze zich vooraf inlezen over een relevant thema. Stuur de instructies voor de voorbereiding mee met de uitnodiging.

4. Het draaiboek: jouw houvast tijdens de online bijeenkomst

De globale inhoud staat en de uitnodigingen zijn verstuurd: tijd om de details verder uit te werken in een draaiboek. Maak een tijdschema met alle onderdelen van de vergadering, en leg per rol vast wie op welk moment welke actie moet uitvoeren. Bij grotere bijeenkomsten kan je een showcaller inzetten die op het juiste moment de sprekers aanstuurt. Stel hiervoor een actielijst op met alle acties die uitgevoerd moeten worden, zoals het klaarzetten van een PowerPoint, het starten van een countdown of het inbellen van een externe spreker. 

Besteed extra aandacht aan de momenten waar interactie is, en aan overgangen naar een nieuw programmaonderdeel. Wanneer kunnen deelnemers vragen stellen en hoe worden deze afgehandeld? Wie selecteert de vragen? Hoe rond je een discussie netjes af en hoe maak je de overgang naar het volgende onderdeel? Hoe gedetailleerder je draaiboek is, hoe beter!

5. Na de online bijeenkomst 

Is alles vlekkeloos verlopen? Fijn! Nu wachten er nog een paar laatste actiepunten. Vergeet niet om je deelnemers te bedanken. Dit kan je doen aan het einde van de bijeenkomst, of door een bedankmail achteraf. Stuur een samenvatting mee van de inhoud, of een link om de bijeenkomst terug te kijken. Is er een nieuwe bijeenkomst gepland, stuur dan alvast een aankondiging mee van de volgende bijeenkomst zodat geïnteresseerden de datum kunnen vrijhouden.

Tekst gaat verder onder de foto

Als organisatie is het goed om de bijeenkomst te evalueren: hebben we ons doel gehaald? Wat ging goed, en wat kan volgende keer beter? Overweeg om een survey uit te sturen, om zo input te verzamelen van wat deelnemers van de bijeenkomst vonden. Bij sommige online vergadertools kun je dit ook na afloop van de vergadering doen, door bijvoorbeeld een survey in beeld te brengen waarin een cijfer kan worden gegeven voor bepaalde onderdelen. 

Een professionele aanpak

Bevat je online bijeenkomst meer dan een handvol deelnemers? Dan kun je een professionele livestream partij overwegen die je volledig kan ontzorgen bij de organisatie en technische inrichting van de bijeenkomst. Bij Valo hebben we 10 jaar ervaring met het livestreamen van professionele online evenementen, en denken we graag vrijblijvend mee over jouw online bijeenkomst. Bel ons of laat je gegevens achter in het contactformulier hieronder.