Niet alleen je publiek is inmiddels gewend aan events online bijwonen, ook steeds meer bedrijven zien de voordelen van een online bijeenkomst organiseren. Je kunt een groter publiek bereiken, het scheelt organisatiekosten en is ook nog eens duurzamer.

Ook worden er steeds vaker hybride evenementen georganiseerd: bijeenkomsten waar deelnemers fysiek aanwezig zijn, maar waarbij ook de mogelijkheid wordt gegeven om online deel te nemen.

Wat is een online bijeenkomst of congres?

Bij een online bijeenkomst kunnen deelnemers in een digitale ruimte deelnemen aan het programma. De presentator en sprekers worden live uitgezonden en soms is er ook publiek live aanwezig. Een bijeenkomst die vaak in hybride vorm voorkomt is bijvoorbeeld de online algemene ledenvergadering of aandeelhoudersvergadering. Eén van de kenmerken van een online bijeenkomst is dat er meerdere mensen aan het woord komen en dat er interactie mogelijk is.

Hoe organiseer je een online bijeenkomst?

Jouw online bijeenkomst organiseer je op een platform naar keuze zoals Hopper of Webinargeek. Maar je kunt ook gebruikmaken van een vergadertool zoals Zoom of Teams.

Om de bijeenkomst goed in beeld te brengen maken we gebruik van meerdere camera’s waarmee live wordt gemonteerd zoals je dat kent van een tv-programma. Dit zorgt niet alleen voor professioneel beeld, maar een producer zorgt er ook voor dat het draaiboek wordt nageleefd en de presentaties vlekkeloos verlopen.

> Lees verder onder de foto.

Valo organiseerde voor de KNOV de jaarlijkse ALV in een online vorm.

Wat heb je nodig voor een online bijeenkomst?

Allereerst moet de rolverdeling duidelijk zijn: wie is de presentator van de bijeenkomst, welke sprekers zijn er? Wie kan de rol van moderator op zich nemen om de chat te beheren en indien nodig mensen te muten? Naast de rolverdeling is het draaiboek van groot belang, dit wordt de leidraad voor alle betrokkenen. Wil je meer weten over de rollen binnen een online event, lees dan de blog ‘Hoe zet je een professioneel event op in Zoom?’.

Daarnaast moet je rekening houden met het technische deel. Om een professionele online bijeenkomst neer te zetten, heb je ten minste één goede (bekabelde) internetverbinding nodig, en een camera en microfoon van goede kwaliteit.

De voorbereiding van de bijeenkomst

Welk online platform of vergadertool je uiteindelijk gebruikt hangt af van de vereisten voor jouw bijeenkomst. Wanneer een bijeenkomst of congres meerdere sprekers tegelijkertijd heeft, moeten de online bezoekers de mogelijkheid hebben om te switchen tussen presentaties. Dit kun je realiseren door ‘breakout rooms’ op te zetten, waarbij gebruikers zelf kunnen kiezen tot welke sessie ze toegang willen.

Wil je weten of welke vergadertool het beste bij jouw bijeenkomst past? Valo heeft ruime ervaring met alle bekende én onbekende vergadertools, en kan je hier in adviseren.

Voordelen van een online bijeenkomst of congres

Twijfel je tussen een offline en online bijeenkomst te organiseren? Bedenk dat een online bijeenkomst een hoop voordelen heeft:

Een online bijeenkomst of congres organiseren resulteert in de volgende voordelen:

  • Deelnemers hoeven niet te reizen, waardoor de drempel om aanwezig te zijn wordt verlaagd. Je hebt dus een groter bereik met een online bijeenkomst.

  • Je hebt minder organisatiekosten, zoals kosten voor een grote locatie, parkeren en catering.

  • Doordat de uitzending live wordt gemonteerd, hoeven er achteraf geen videobeelden gemonteerd te worden. Zo kun je snel de bijeenkomst beschikbaar maken om terug te kijken, of de video delen met belangrijke stakeholders.

  • Bevat je bijeenkomst een stemronde? Door een poll in te zetten heb je direct de uitslag van de stemming.

  • Door de inzet van voorafgenomen video en interactieve elementen zoals polls, kun je extra beleving meegeven aan de online bijeenkomst.

Geef jezelf de ruimte om te focussen op de inhoud

Valo helpt je met het opzetten van online bijeenkomsten die verder gaan dan een ‘simpele’ livestream of Zoom-meeting. Wil jij je vooral kunnen focussen op de inhoud van de bijeenkomst, zonder je zorgen te maken om alles technische taken? Laat je dan ontzorgen. Enkele voorbeelden van hoe dat er praktisch uit ziet:

  • Wij kennen jouw webinar- of vergadersoftware door en door en stellen alles vooraf voor je in. Hier heb je zelf geen omkijken naar.
  • Wij geven de garantie dat je 100% stabiel internet hebt tijdens het uitzenden van je bijeenkomst.
  • Wij hanteren strak de tijdschema’s uit het draaiboek en sturen de deelnemers aan zodat iedereen op tijd zijn deel inbrengt.
  • Wij bedienen de presentaties, bellen sprekers en zorgen dat video’s op tijd afspelen.
  • Wij kunnen een studio op locatie opbouwen, bijvoorbeeld in je huidige vergaderruimte, of een studio voor je afhuren. 

Hoeveel kost een online bijeenkomst organiseren?

Al vanaf €600 per dag kunnen we jou adviseren en ontzorgen bij een kleine online bijeenkomst. Wil je ook fysiek mensen uitnodigen en daarbij gebruik maken van een professionele studio? Met de inzet van onze professionele studio kost een gemiddeld online congres bij Valo tussen de €3.500 en €7.000 per dag. Neem voor een prijsindicatie op maat contact op via telefoon of via het contactformulier.

Samen een hybride congres of evenement organiseren?

Volg ons op social media