Cliënt
Elke vier jaar presenteert de Gemeente Rotterdam op een feestelijke manier het Cultuurplan. Tijdens dit evenement wordt gepresenteerd welke culturele instellingen subsidie ontvangen. Deze opdracht van Gemeente Rotterdam was het begin van de huidige samenwerking tussen Valo en Gemeente Rotterdam.
Een inclusief evenement voor de regionale achterban
De presentatie van het Cultuurplan vond plaats in september 2020 in Theater Zuidplein, waarbij er vanwege de maatregelen maar 30 mensen in de zaal mochten deelnemen. Om een groter bereik te creëren voor de regionale achterban, werd dit opgeschaald naar een hybride evenement.
Hierbij speelde inclusiviteit een grote rol: cultuurliefhebbers die anders geen uitnodiging zouden krijgen of die vanwege gezondheidsredenen niet konden reizen, konden de feestelijke presentatie nu wél volgen en genieten van de dansoptredens en verrassende acts. Alles scherp in beeld en loepzuiver in geluid!
Voorbereiding
Valo heeft een actieve rol gehad in het meedenken met het programma en het uitzenden van het evenement. Er is gekozen om het evenement te livestreamen via Vimeo, en deze na afloop online beschikbaar te maken. Het feestelijke evenement duurde een uur en de presentaties werden afgewisseld met dans en muziek. Door het strakke draaiboek werd er moeiteloos geschakeld tussen gastsprekers, dansacts en de presentator.
We hebben in de voorbereiding nauw samengewerkt met de theatertechniek van Theater Zuidplein. Zo is er een lichtplan opgesteld, zijn showelementen afgestemd en is er een duidelijke taakverdeling gemaakt, waardoor we terugkijken op een fijne samenwerking en een vloeiende uitzending.
Resultaat
Het aantal online geïnteresseerden lag ver boven het aantal mensen dat zich voor subsidies hebben aangemeld. Bovendien volgt het merendeel van de online kijkers het complete event van begin tot eind. En dát maakt de virtuele variant volgens Gemeente Rotterdam tot een groot succes!
Het evenement is 2x zo vaak teruggekeken dan live bekeken, en is totaal meer dan 1.000 keer bekeken. Voor de Gemeente Rotterdam was dit een mooie oplossing om de presentatie toch te laten plaatsvinden.
