In de afgelopen periode heeft vrijwel elke organisatie een omslag moeten maken naar thuiswerken, werken op afstand of vergaderen met collega’s via een videovergadering. En hoewel de piek misschien voorbij lijkt te zijn, is de verwachting dat veel organisaties het thuiswerken een vaste plek zullen geven in de manier hoe we samenwerken. De professionele uitstraling van het overleg binnen de kantoorruimte wordt daarmee naar de thuissituatie verplaatst.

Neem je deel aan een videovergadering of ‘bel’ je in als spreker via een videoverbinding bij een online evenement? Dan wil je natuurlijk goed voor de dag komen en bijdragen aan een de professionele uitstraling van jouw organisatie. In dit artikel geven we je 7 tips om ervoor te zorgen dat je er goed op staat!

1. Plaats je webcam op ooghoogte

Veel laptops hebben een ingebouwde webcam, maar omdat de bovenrand van je scherm vaak toch erg laag is, is de kijkhoek niet optimaal. Zet je laptop daarom op een verhoging en plaats de webcam op ooghoogte of idealiter nog net iets hoger. Dit kan natuurlijk met een laptop-standaard, maar met een stapel boeken kom je ook een heel eind. Bijkomend voordeel; het plaatsen van het scherm van je laptop op ooghoogte is ook nog eens ergonomisch verantwoord!

Webcam te laag.

2. Creëer niet onnodig veel ‘hoofdruimte’

Het onderwerp van je webcam, dat ben jij. Probeer daarom het beeld van je webcam zoveel mogelijk te vullen met jou. Kantel de webcam zodanig dat er niet onnodig veel loze ruimte van het ‘shot’ verloren gaat aan de ruimte boven je hoofd; het gebied wat wij in het vak ‘hoofdruimte’ noemen. Zet je computer ook niet te ver weg en zorg voor een schermvullende compositie.

Te veel hoofdruimte.

3. Ga niet met je rug naar het raam zitten

Webcams hebben vandaag de dag voldoende pixels en resolutie, maar de meesten hebben nog steeds moeite met extreme lichtomstandigheden. Ga daarom niet met je rug naar het raam zitten, maar andersom. Je kan er ook voor kiezen om het daglicht in je voordeel te laten werken en het te gebruiken als een riante lichtbron om je gezicht uit te lichten. Probeer vanzelfsprekend wel te voorkomen dat je vervolgens niet afgeleid wordt door wat er zich buiten afspeelt. Lichtdoorlatende vitrage of gordijnen kunnen enorm helpen om het plaatje te verbeteren.

Tegenlicht met een raam in de achtergrond.

4. Plaats extra licht

Zoals gezegd kan je daglicht gebruiken als primaire lichtbron, maar een nadeel is dat het weer binnen een handomdraai kan omslaan. Een wolk voor de zon kan zomaar ineens roet in het eten gooien. Plaats daarom links en/of rechts van je laptop een lamp met zacht licht. Dit egaliseert de huid en zorgt voor een stabiele lichtbron.

Een ‘ring light’ wordt hier vaak voor gebruikt. Maar dit kun je ook bereiken met een goedkope papieren lampion lampenkap. Hierdoor krijg je mooi diffuus licht. Met ‘slimme’ led-lampen kun je tegenwoordig ook de kleurtemperatuur en lichtsterkte aanpassen. Zo creëer je in een handomdraai een echte ‘studio-sfeer’.

Onvoldoende belichting

5. Elimineer afleiding in de achtergrond

Sta je zelf goed in beeld? Dan is het altijd de moeite waard om nog even te controleren of er geen afleidende zaken in de achtergrond staan. Schone was net opgehangen? Speelgoed van de kinderen op de grond? Zet het even aan de kant. Probeer natuurlijk ook te voorkomen dat je gestoord wordt en hang een briefje ‘niet storen’ op de deur.

Een virtuele achtergrond of het digitaal vervagen van je omgeving is erg populair. Je bent hiermee in één klap van je rommel af. Erg handig natuurlijk maar wij zijn er toch geen fan van. Het ziet er vaak lelijk en nep uit en kan daardoor erg afleiden. Niet doen dus.

Rommel in de achtergrond.

6. Experimenteer met kleding

Je verwacht het misschien niet, maar de kleding die je draagt heeft veel invloed op de manier waarop de webcam naar jou ‘kijkt’. Zo zal de webcam qua belichting altijd proberen een ‘gemiddelde’ te maken van het shot. Een zwart shirt of een spierwitte muur in de achtergond helpen niet.

Geeft je webcam geen mooi plaatje? Experimenteer dan eens met een ander kledingstuk en kies bij voorkeur kleding met zachte, effen kleuren en voorkom sterke contrasten. Vermijd kleiding met een streep- of ruitpatroon. Dit kan voor een ‘moirépatroon’ zorgen in het videobeeld en dat is niet wenselijk. Logo’s, woorden en slogan’s op kleding kunnen ook erg afleiden.

7. Jijzelf

Vergeet ook jezelf niet, jij staat immers in de spotlights. Draag je een bril? Probeer dan eens lenzen omdat brillenglazen soms het licht van het raam, de lampen of het laptop-scherm kunnen reflecteren. Hierdoor ziet men jouw ogen niet meer en verlies je het contact met de kijker.

Draag kleding die bij je past maar denk ook na welke rol je vervult en hoe je wilt overkomen op de ander. In een vergadering met je directe collega’s is dit misschien minder relevant. Maar wel als je bijvoorbeeld onderdeel bent van een online programma in een livestream. De eerste indruk is dan erg belangrijk.

‘Fake it till you make it’ is een echte showbiz-term. Zie je er moe of bleekjes uit op beeld? Goede belichting en make-up zijn in dit geval je vrienden.

Zacht egaal licht van voren laat rimpels en schaduwen verdwijnen. Je ziet er zo een paar jaar jonger uit. En als je de lichtwarmte kunt aanpassen van wit licht naar meer gelig licht dan helpt dit ook enorm.

En gebruik anders gewoon getinte huidverzorgingscrème, foundation of make-up. Je ziet op beeld dat je een zomers tintje hebt en een energiekere uitstraling. De video-kwaliteit van vergadertools is vaak dusdanig laag dat de kijker niet hoeft door te hebben dat je make-up draagt. Dus deze tip is ook voor onze mannelijke lezers.

Tot slot: straal enthousiasme uit, vanachter je laptop verliest je overdracht iets van zijn energie naar de kijker toe. Geef dus extra energie. Meer dan je gewend bent.

Wees niet zenuwachtig, een foutje of verspreking mag. Dat is menselijk.

Bonus, bonus, bonus tips:

  1. 01 Zorg voor een bekabelde internetaansluiting

    Onze visie; alles wat draadloos is, is onbetrouwbaar. Wifi is heel praktisch, maar ook erg gevoelig voor storing. En het laatste wat je wil is dat de verbinding wegvalt als je net lekker in je verhaal zit van een belangrijke presentatie. Zorg daarom voor een vaste internetaansluiting via ‘ethernet’.

  2. 02 Gebruik oortjes of draag een koptelefoon

    Gebruik je Zoom, Microsoft Teams, Webex of een andere vergader-tool? Deze programma’s zijn erg goed in het voorkomen van echo’s en andere audio-problemen. Maar je kan de software enorm helpen door een koptelefoon te dragen of oortjes in te doen.

  3. 03 Gebruik een USB-camera

    Misschien kom je erachter dat de interne webcam niet de kwaliteit biedt die je er wel van verwacht. In dat geval kan het uitkomst bieden om een externe USB-camera te gebruiken. Hierbij is goedkoop vaak duurkoop en kun je beter investeren in een duurdere webcam.

    Externe webcams hebben vaak ook een ingebouwde microfoon. Deze is meestal van zeer slechte kwaliteit (zelfs bij dure webcams!). Gebruik deze dus niet en selecteer in je vergadersoftware de interne microfoon van je computer of een andere externe microfoon.

  4. 04 Gebruik een USB-microfoon

    Naast goed beeld is het ook belangrijk dat je goed te verstaan bent. Vaak is de microfoon in je laptop of die in je Bluetooth-oortjes hier prima geschikt voor. Als je toch slecht te verstaan bent, of je bent meer opzoek naar dat ‘radio-geluid’; dan is een USB-microfoon de uitkomst. Deze microfoon moet je meestal nog handmatig selecteren in je video-vergadertool.

Conclusie

Werken op afstand of deelnemen aan een online event vanuit een digitale studio is eenvoudig en laagdrempelig. Maar om frustraties te voorkomen is het verstandig om je goed voor te bereiden en na te denken over hoe je op de mensen thuis overkomt. Een goede internetverbinding en een rustige stabiele omgeving helpen hier enorm bij. En met de bovengenoemde tips zorg je ervoor dat je er op je paasbest uit ziet!

Heel veel succes!

Lees meer over hoe je een online event organiseert in Zoom of MS Teams: