Zoom meeting opzetten: de technische kant van Zoom

Je wilt een vergadering of online event in Zoom Meetings organiseren. In dit artikel leggen we je stap voor stap uit hoe je alles technisch goed instelt in Zoom en waar je rekening mee moet houden.

We gaan ervan uit dat je een betaald account hebt bij Zoom Meetings. Zoom Webinars of Zoom Events behandelen we voor nu niet. Dit blog focust zich meer op de technische kant van Zoom. Wil je meer informatie over hoe je inhoudelijk je Zoom-meeting goed organiseert? Lees dan ook onderstaande blog-artikelen.

Waarvoor ga je Zoom gebruiken?

‘Stomme vraag’ denk je misschien. Zoom is primair videoconference-software en perfect om digitaal mee te vergaderen in kleine groepjes. Zeker bij grotere vergaderingen -waar er meer op het spel staat- is het goed om je op voorhand goed te bedenken wat je precies wilt (inhoudelijk en visueel) en in hoeverre dit mogelijk is in Zoom. Daarbij is op voorhand goed testen erg belangrijk.

> Tekst gaat verder onder de foto.

Hoe werkt een Zoom meeting?

Zoom Meetings is een online vergadertool. Tijdens een online vergadering kom je samen in een digitale ruimte. Denk aan teammeetings met een beperkt aantal deelnemers. Ook is Zoom geschikt voor vergaderingen en online events met grotere groepen mensen.

De host maakt een vergadering aan en kan veel opties aan of uit zetten in de vergadering. Naast videobellen is het mogelijk om met elkaar te chatten en ook bestanden te verzenden. Je kun je scherm, een programma of een tabblad van je browser delen. Op deze manier kun je makkelijk een presentatie geven.

Host en co-host

De host kan andere mensen ook co-host maken zodat je samen controle hebt over de vergadering. Zo kun je mensen toelaten vanuit de waitingroom, ze tijdens de vergadering spotlighten zodat zij geforceerd voor iedereen te zien zijn. Maar je kunt ook mensen muten, vragen om hun camera- en/of mic aan te zetten of ze te verwijderen uit de vergadering.

Wat is mute of unmute?

Het aan- of uitzetten van je microfoon. Als je op ‘Mute‘ klikt dan zet je je microfoon uit en komt er een rode streep te staan door het mic-icoontje. Als je vervolgens weer op ‘Unmute‘ klikt dan gaat je microfoon weer aan en kan iedereen je horen. De rode streep verdwijnt dan ook op het icoontje.

Break-out rooms

Naast de algemene vergadering kun je in verschillende groepjes uiteen gaan in break-out rooms. Erg handig om met kleinere groepjes bijvoorbeeld dieper in te gaan op een onderwerp of om één-op-één gesprekken te voeren.

Met een (tijdelijke) upgrade ontvang je meer mensen

Als je binnen je organisatie Zoom gebruikt als vergadertool dan kunnen alle werknemers meestal meetings aanmaken om te vergaderen. Je kunt met het Pro-plan tot 100 mensen uitnodigen, ook van buiten je organisatie. Met een (tijdelijke) upgrade kun je tegen meerkosten meer mensen uitnodigen voor de meeting.

Gebruik de Zoom-software

Zoom werkt het beste als je de Zoom-software of app gebruikt. Je kunt Zoom ook gebruiken in je internet-browser maar dan mist het veel functionaliteiten. Zoom verbetert continu haar software en daarom is het belangrijk dat iedereen altijd de meest recente versie heeft van Zoom. Je kunt Zoom hier downloaden.

Zoom meeting aanmaken

Maak je Zoom meeting ruim van tevoren aan. Wij doen dit meestal drie tot vier weken op voorhand zodat iedereen op de hoogte is van het event.

Maak een agenda en draaiboek

Oke, toch wat inhoudelijke tips. Maak een agenda met een duidelijk draaiboek op de minuut nauwkeurig. Dit is zeker van belang als er veel inbellers en sprekers zijn en er veel gebeurd in korte tijd. Lees ook over de verschillende rollen in een videovergadering. Wij raden aan om sowieso een Zoom-manager aan te stellen die technisch verantwoordelijk is voor alle instellingen in Zoom en hier actief op zit tijdens de vergadering.

Stel je onder andere de volgende vragen: wat gaan we zien of horen, wanneer precies en wie is hiervoor verantwoordelijk? Wie zien we wanneer? Wordt er een presentatie of scherm gedeeld, zo ja: door wie en op welk tijdstip?

Zoom instellen

Ga naar zoom.us en log in en ga naar de ‘Settings’ tab aan de linkerkant. Deze loop je volledig door en checkt of alles voor jou goed staat ingesteld.

Waiting-room of passcode

Wil je dat mensen eerst binnenkomen in een wachtkamer en dat de host ze vervolgens moet binnenlaten in de vergadering? Of wil je dat men via een pincode zelf binnen kan komen?

One click join

Bij Valo organiseren we vaak grotere meetings in Zoom waarbij we de Zoom-link delen met de pincode hierin verwerkt. Zo komt men automatisch de Zoom-meeting in zonder eerst te hoeven wachten. Maar dit is een keuze waar je goed over moet nadenken. Deze optie heet bij Zoom: ‘Embed passcode in invite link for one-click join‘.

Mag iedereen meedoen?

Mag iedereen meedoen, dus ook mensen die niet geregistreerd zijn bij Zoom? Dit is namelijk een optie waardoor je meeting erg laagdrempelig wordt voor mensen om aan deel te nemen. Je kunt er ook voor kiezen om alleen mensen toe te laten die een (gratis) Zoom-account hebben. Deze optie heet: ‘Only authenticated users can join meetings‘.

Je kunt ook nog mensen blokkeren met een specifieke domeinnaam in hun e-mail of vanuit een specifiek land of regio. Wij hebben dit voor onze events standaard uit staan.

Audio type

Mogen mensen alleen inbellen via de computer (met beeld en geluid) of mogen ze ook inbellen via de telefoon? Als het belangrijk is dat iedereen is te zien dan kiezen wij voor inbellen via: ‘Computer Audio‘ en niet via de telefoon.

Mag men al eerder deelnemen?

Als je geen waitingroom hebt aangezet mag men direct naar binnen met de pincode. Je kunt er ook voor kiezen dat men ook al vooraf de meeting kan inkomen. Bij grotere events stellen wij in dat een meeting ‘recurring‘ is, oftewel niet op een vast tijdstip begint of eindigd. Met de optie: ‘Allow participants to join before host‘ geef je deelnemers de volledige vrijheid om in te loggen en te checken of alles werkt. Het is dus een persoonlijk keuze of je dit wilt of niet.

Mute iedereen standaard

De optie: ‘Mute all participants when they join a meeting‘ hebben wij altijd aanstaan. Hierdoor staat voor iedereen standaard de microfoon uit als men de vergadering binnenkomt. Men kan vervolgens wel zichzelf unmuten en starten met praten.

Je kunt in de Zoom-software zelf, als je de vergadering hebt gestart, ook nog kiezen om iedereen geforceerd te muten. In dat geval kan alleen de host iemand vragen of iemand zijn microfoon wil aanzetten.

Als je in de software naar het participanten-icoontje gaat dan klapt dat panel open met alle deelnemers. Onderin kun je klikken op ‘more’ en dan krijg je onderstaande keuzes te zien. ‘Mute All Upon Entry‘ is aangevinkt en bij ‘Allow Participants to‘: staat de optie ‘Unmute Themselves‘ uitgevinkt. Dit betekent dat alleen de host of co-host deelnemers mag vragen om hun microfoon aan te zetten.

Optie om als host mensen te unmuten

De optie: ‘Request permission to unmute‘ is een beetje weggestopt in de settings van Zoom. Bij Valo zetten we deze optie meestal aan maar denk hier wel goed over na. De deelnemers wordt op voorhand gevraagd of zij het goed vindt als de host of co-host in Zoom haar kan unmuten.

Normaal kan de host een deelnemer vragen om zichzelf te unmuten, maar in dit geval gebeurd het dus direct als de host dat wil. Dit kan alleen als hier door de participant op voorhand toestemming voor wordt gegeven.

Bij grotere meetings kan het handig zijn als de Zoom-manager deze mogelijkheid heeft om zo snel de juiste sprekers hoorbaar te maken en we niet hoeven te wachten totdat iemand zichzelf hoorbaar maakt. Zo hou je als organisator de volledige controle over de vergadering of online event.

De chat

Behaal op voorhand wie er als moderator verantwoordelijk is voor de chat en hoe vragen bij de juiste mensen terechtkomen. In de instellingen van Zoom is het ook belangrijk ook keuzes te maken betreffende de chat. Wie kan de chat bijvoorbeeld downloaden? Wij hebben standaard de optie: ‘Auto saving chats‘ aanstaan. En mogen mensen onderling met elkaar chatten?

Let op verspreiding van virussen en malware

‘Send files via meeting chat‘ hebben wij standaard uit staan. Bij grote meetings met ook externe deelnemers bestaat er de kans dat er misschien onwenselijke bestanden of virussen worden doorgestuurd.

Co-host & polls

Twee opties direct onder elkaar die wij altijd aan hebben staan. Zo kun je mensen co-host maken en polls en quizzen organiseren.

Scherm delen

Bedenk je goed of alleen de host scherm mag delen of ook de andere participanten. Meestal maken wij de sprekers co-host en kunnen alleen zij hun scherm delen voor een presentatie. Denk hier op voorhand goed over na.

Deelnemers mogen hun naam aanpassen

Veel deelnemers hebben een Zoom-account met een vreemde naam die ze nooit aanpassen. Wij hebben de gekste namen voorbij zien komen. Daarom hebben we de optie: ‘Allow participants to rename themselves‘ standaard aanstaan.

In de Zoom-software kan men klikken op het participanten-icoontje. Vervolgens zien ze de lijst met participanten. Bovenin kunnen ze zoeken naar zichzelf en rechts naast hun naam staat een blauwe knop met ‘More‘. Klik hierop en klik ‘Rename‘ aan. Men kan zich nu hernoemen. Voor grote meetings is dit een handige optie.

Als host kun je dit zelf ook checken in de Zoom-software door naar de participanten-tab te gaan en onderin te klikken op ‘More’. Je ziet in dit voorbeeld dat ‘Allow Participant to‘ de ‘Rename‘ optie aanstaat.

Break out rooms

Laat mensen meedoen via de browser

We gaven eerder al aan dat Zoom het beste werkt met de Zoom-software. De webclient van Zoom mist enkele functionaliteiten. Maar de optie om via de browser mee te kijken maakt het wel erg laagdrempelig en wij laten het eigenlijk altijd aanstaan.

Zoom link aanmaken

Je hebt alle instellingen nagelopen en waar nodig aangepast voor jouw situatie. Dan is het nu tijd om je meeting-link in Zoom aan te maken. Je gaat links naar de ‘Meetings’ tab aan de linkerkant. Vervolgens druk je rechts op ‘Schedule a Meeting’.

Schedule a Meeting

Je vult bij ‘Topic‘ de titel in van de vergadering. Eronder kun je bij ‘Description‘ eventueel nog aanvullende informatie kwijt.

Recurring meeting

In dit voorbeeld is ‘Recurring meeting‘ aangevinkt. Hiermee is er geen begin- en eindtijd voor de meeting ingesteld. Hierdoor kun je deze meeting oneindig gebruiken met de dezelfde Zoom-link.

Dit kan handig zijn als je vaker wilt vergaderen en niet steeds een nieuwe link wilt delen. En je kunt naar hartelust zaken op voorhand testen zonder dat de meeting-id (de Zoom-link) komt te vervallen nadat je de vergadering hebt beëindigd. Erg handig voor jouw online event.

Waitingroom

De wachtruimte is in ons voorbeeld uitgeschakeld. Men kan naar binnen met een pincode. Je kunt ervoor kiezen om een speciale link te versturen waarin deze pincode al is verwerkt. Men komt dan dus direct binnen via de link en hoeft niet handmatig de pincode in te voeren.

Allow participants to join anytime

In het voorbeeld hierboven zie je dat ‘Allow participants to join anytime‘ is aangevinkt. Als je eerder bij de instelling hebt aangevinkt dat deelnemers al voor de host zelf de vergadering in mogen komen dan kunnen ze nu op elk gewenst moment erin komen en ook op voorhand even testen of alles voor bij hen werkt.

Computer audio

Bij audio selecteren wij meestal ‘computer audio’. Zo kunnen participanten alleen vanaf een computer, tablet of smartphone meedoen met hun microfoon en camera. Als iemand telefonisch inbelt hoor je namelijk alleen de audio en zie je een telefoon-icoontje. Voor een gewone vergadering is dit prima, maar niet voor een belangrijke sprekers met een presentatie.

Mute participants upon entry

Ook deze optie staat bij ons standaard aan. Deelnemers worden bij binnenkomst automatisch gemute en kunnen zichzelf natuurlijk unmuten als ze dat willen.

Als host kun je in de Zoom-software aan het begin van de vergadering mensen ook geforceerd gemute laten. Dit doe je door de optie ‘Unmute Themselves‘ uit te vinken. Men kan zichzelf dan niet unmuten, wel zo handig als je enkele sprekers hebt en tientallen kijkers die alleen via de chat vragen mogen stellen.

Request permission to unmute participants

Wij zetten deze optie meestal aan maar denk hier goed over na. Deelnemers kunnen zo op voorhand toestemming geven dat jij als host of co-host hen mag unmuten. Vanuit privacy-overweging kan jij besluiten dit niet aan te zetten of mag de deelnemer alsnog zelf bepalen of hij dit wel of niet wil toestaan. Het kan wel erg handig zijn omdat je zo als host volledig de controle houdt wie wel en niet te horen is tijdens een vergadering.

Automatically record meeting

Je kunt ervoor kiezen om in Zoom je vergadering wel of niet op te nemen. Dit kan zowel bij Zoom in de cloud als ook lokaal op je computer. Deelnemers krijgen bij binnenkomst een melding te zien dat de vergadering wordt opgenomen. Je ziet tijdens de vergadering ook ‘Recording‘ staan met een rood lampje ernaast.

Sla je meeting op

Druk onderin op de blauwe save-knop en je hebt zojuist je Zoom-meeting aangemaakt en je ziet dan onderstaand scherm.

Copy meeting invitation

Als je op lange ‘Invite Link‘ klikt krijg je onderstaande pop-up te zien. Deze tekst kun je kopiëren om mensen uit te nodigen voor de vergadering. Je ziet “(…)?pwd=(…)” in de link staan: dit betekent dat je de ‘Passcode‘ (de pincode) automatisch meestuurt waardoor mensen deze niet zelf hoeven in te vullen. Dit heb je eerder ingesteld bij ‘Settings‘.

Zoom meeting testen

Bij Valo hanteren we de drie T’s: testen, testen en nog eens testen. Testen is misschien wel het belangrijkste onderdeel. Test echt elk mogelijk scenario en verzeker jezelf ervan dat het echt allemaal werkt zoals je het hebt bedacht.

Pas bijvoorbeeld op dat je niet per ongeluk de meeting wilt testen en vervolgens al voortijdig beëindigd door op op de rode ‘end meeting’ knop te drukken. Daarom zetten wij een meeting vaak op ‘recurring’ zodat je oneindig dezelfde meeting kunt opstarten en hierin kunt testen als je wilt. Daarnaast maken we meestal een extra testmeeting aan met een andere toegangslink waarin we alle instellingen naar hartelust kunnen testen zonder dat dit de daadwerkelijke meeting beïnvloed.

Test echt alles. Check bijvoorbeeld hoeveel meetings je simultaan kunt houden binnen jouw account. En bedenk je dat je niet dezelfde rechten hebt als (co)host is een break-out room die je in een normale meeting wel hebt.

Zoom meeting presenteren

Binnen de Zoom-meeting kan jij, een co-host of andere deelnemers (als je dat hebt ingesteld) iets presenteren in de meeting. Bijv. die Powerpoint-presentatie waar je nachten op het zitten ploeteren. Zoom heeft veel opties om je scherm en bestanden te kunnen delen. Wij behandelen hier alleen enkele ‘basic’ opties.

Als je in de Zoom-app zit zie je aan de onderkant een groene knop ‘Share Screen’ staan. Als je hierop drukt open een nieuw scherm. Je kunt er voor kiezen om je hele scherm te delen of om bijv. een specifiek tabblad uit de Google Chrome browser te delen als je deze hebt geïnstalleerd. Let erop dat als je je hele scherm deelt dat men alles kan zien wat er op je bureaublad gebeurd. We hebben het allemaal al een keer meegemaakt dat er privé mails open stonden of dat er continue pop-ups verschenen van allerhande apps. Wees je hiervan bewust en zet dit allemaal uit.

Audio en/of een video delen

Als je je scherm gaat delen zie je onderin het venster twee opties staan: ‘Share sound’ en ‘Optimize for video clip’. Als je audio wilt delen dan is het belangrijk om dit aan te vinken. Vertoon je een video dan is het goed om ook de tweede opties aan te vinken. Let op dat dit wel meer internet-bandbreedte en rekenkracht van je computer vraagt. Heb je het niet nodig, vink het dan niet aan.

Zoom break-out rooms aanmaken

Je kunt op voorhand break-out rooms aanmaken binnen je meeting. Dit doe je in de browser door naar je meeting te gaan en onderaan op ‘Breakout Room pre-assign’ te klikken. Je kunt hier ‘Create rooms’ klikken. Ook kun je hier mensen al op voorhand aan rooms toebedelen. Uit ervaring weten we alleen dit deze pre-assign functie erg onbetrouwbaar is. Pas hier dus mee op en test dit op voorhand.

Ook kun je nadat je je meeting hebt gestart break-out rooms aanmaken in de Zoom-app zelf. Je klikt in de app onderin op de ‘Breakout room’ knop en er opent een nieuw scherm. Hier kun je een nieuwe room aanmaken of een bestaande room openen. Ook kun je hier deelnemers aan een room toevoegen door op ‘Assign’ te drukken naast de desbetreffende break-out room.

In ditzelfde venster zie je links onderaan een tandwiel-icoon. Als je hierop klikt zie je meer opties voor de break-out rooms. Zo kun je ervoor kiezen dat iedereen zelf een room kan kiezen (‘Allow participants to choose room’). Dit kan erg handig zijn omdat het jou als organisator kan ontlasten tijdens de meeting.

Ook kun je ervoor kiezen om mensen zelf terug te laten keren naar het plenaire gedeelte (‘Allow participants to return to the main session at any time’). En je kunt ervoor kiezen om alle break-out rooms automatisch na een bepaalde tijd te sluiten. Zelf houden we graag de regie in eigen hand en sluiten liever alle break-out rooms handmatig, zo is er ruimte om in te lopen op het programma of om juist langer door te gaan indien nodig.

Zoom break-out rooms starten

Je hebt de break-out rooms aangemaakt. Klik in de Zoom-app op de ‘Breakout room’ knop en er opent een nieuw scherm. Hier staan al je rooms onder elkaar en rechts onderaan zie je een blauwe knop ‘Open All Rooms’. Als je hierop klikt start je simultaan alle rooms. Vervolgens kun je naar alle rooms een algemeen bericht sturen. Erg handig als je de rooms wilt gaan afsluiten over enkele minuten. Tot slot sluit je de rooms door op de rode knop ‘Close All Rooms’ te drukken (Zoom vraagt dan om een bevestiging). Zo komt iedereen automatisch weer terug in de planaire hoofd-meeting.

Zoom meeting starten

Je hebt je meeting aangemaakt en getest. Je kunt je meeting starten door in de browser naar ‘Personal’ > ‘Meetings’ te gaan en vervolgens onder je meeting op de blauwe ‘Start’ te drukken. Vervolgens wordt de Zoom-app geopend en zit je in je meeting. Omdat je alles correct hebt ingesteld en uitvoerig hebt getest kun je met een gerust hart je meeting starten.

Aan het einde van de meeting kun je in de Zoom-app op de rode ‘End’ knop drukken en dan op ‘End meeting for all’. Je hebt dan je meeting correct afgesloten voor iedereen.

Succes!