Wat is hybride werken en hoe pas je het toe?

Sinds vorig jaar is binnen veel sectoren hybride werken de norm geworden. In dit artikel wordt uitgelegd wat hybride werken is, wat de voor- en nadelen hiervan zijn en hoe je dit toepast binnen jouw organisatie of bedrijf. 

Wat is hybride werken?

Hybride werken houdt in dat werknemers kunnen kiezen of ze hun werk op kantoor of op afstand uitvoeren. Dit kan vanuit huis zijn, of vanuit een andere locatie zoals een café of vanuit het buitenland. Bij hybride werken ligt de focus op de vrijheid die de medewerker heeft om te kiezen tussen op kantoor of op afstand werken. In praktijk komt dit vaak neer op twee of drie dagen op kantoor en de rest van de week op afstand.

Wat zijn de voordelen van hybride werken?

Hybride werken brengt een hoop voordelen met zich mee. Dit zijn de belangrijkste voordelen:

Verhoogde productiviteit
Veel werknemers zijn productiever wanneer ze thuiswerken. Dit hangt natuurlijk af van de hoeveelheid discipline en verantwoordelijkheidsgevoel, maar in een kantoortuin ben je verzekerd van afleiding: collega’s die even tussendoor iets vragen, bellende mensen of een gesprek over de weekendplannen van collega’s.. Veel thuiswerkers beginnen ‘s ochtends al vroeg met het afwerken van hun takenlijst en hebben meer focus dan op kantoor. Ook blijkt dat veel thuiswerkers langer doorwerken omdat ze meer tijd overhouden op een dag.

Meer werkgeluk
Hybride werken geeft werknemers vrijheid en verantwoordelijkheid, en dat vinden veel mensen fijn. Ze willen zelf bepalen waar en wanneer ze werken, en hoe ze hun werkdag indelen. Dit levert hen ook nog eens extra vrije tijd op, omdat de wasmachine al aangezet kan worden tijdens werktijd en ze veel reistijd besparen. Nooit meer file!

Lagere bedrijfskosten
Waarom zou je een groot pand huren wanneer een deel van de mensen thuiswerkt? Door hybride werken besparen bedrijven niet alleen op huur van het kantoor, maar ook op andere kosten. Denk hierbij aan kosten voor de lunch, koffie, elektriciteit en reiskostenvergoeding. 

Efficiëntere processen
Hybride samenwerken vereist dat processen duidelijk zijn vastgelegd en informatie goed digitaal vindbaar is. Het dwingt medewerkers in feite om informatie te delen en te structureren. Dit zorgt ervoor dat iedere belanghebbende snel de juiste informatie kan vinden, en het scheelt tijd bij het inwerken van nieuwe medewerkers. Hierdoor worden processen efficiënter en blijft cruciale bedrijfsinformatie niet slechts bij één persoon liggen.

Minder CO2 uitstoot
Door hybride werken worden er minder reisbewegingen gemaakt, waardoor de CO2 uitstoot aanzienlijk daalt. Bij organisaties met afdelingen over meerdere steden of zelfs landen zal deze impact het grootst zijn. 

Tekst gaat verder onder de foto

Wat zijn de nadelen van hybride werken?

Is er al een werkcultuur gebaseerd op eigen vrijheid en verantwoordelijkheid, en is de digitale infrastructuur goed op orde? Dan zal de overgang naar hybride werken makkelijk zijn. Mocht dit niet zo zijn, houd dan rekening met de volgende nadelen:

Minder controle
Wanneer medewerkers thuiswerken heb je minder zicht op hun functioneren en kan je ook minder snel bijspringen wanneer iemand vastloopt. Een goede leidinggevende houdt actief contact met het team en biedt genoeg online mogelijkheden om medewerkers te ondersteunen.

Minder sociaal contact
Door hybride werken hebben collega’s minder sociaal contact dan bij fulltime aanwezigheid op kantoor. Even een praatje bij de koffieautomaat met iemand van een andere afdeling gebeurt niet via videocall, zeker niet als er geen duidelijke aanleiding is om deze persoon te spreken. Dit soort gesprekken kunnen wel voor nieuwe inspiratie of samenwerkingen zorgen, wat je misloopt tijdens hybride werken. 

Thuiswerkers zijn soms minder goed op de hoogte
Er kan een situatie ontstaan waarin belangrijke mededelingen niet terechtkomen bij thuiswerkers, waardoor zij belangrijke informatie missen. Ook tijdens hybride vergaderingen krijgen thuiswerkers soms minder kans om iets te zeggen, of wordt er na de call nagepraat zonder de online deelnemers. Dit kan je voorkomen door een duidelijke agenda op te stellen en ervoor te zorgen dat iedereen om de beurt zijn inbreng kan geven.

Het is niet altijd duurzamer
Hybride werken vereist ook een ergonomische werkomgeving voor thuis, waardoor veel thuiswerkers nieuwe meubels en apparatuur aanschaffen. En ondanks de energiebesparing op kantoor, verbruiken thuiswerkers nu juist thuis meer stroom. Hybride werken is daarom niet altijd duurzamer dan fulltime op kantoor werken. 

Hoe faciliteer je hybride werken binnen jouw organisatie?

Hybride werken is niet meer weg te denken uit het huidige werkleven. Hoe groot de stap is naar hybride werken binnen jouw organisatie, is afhankelijk van de huidige digitale infrastructuur en werkcultuur. Valo werkt vaak samen met organisaties die het hybride werken al hebben geïmplementeerd. Vanuit onze ervaring geven we de volgende tips mee voor succesvol hybride werken:

Zorg voor de juiste communicatietools en apparatuur
Er is veel software om online te kunnen samenwerken. Het is belangrijk dat er één tool wordt gekozen voor communicatie en videocalls, zoals Microsoft Teams, Zoom of Google Meet. Daarnaast is het voor hybride werken belangrijk dat medewerkers de juiste apparatuur hebben, denk aan draagbare apparaten met kwalitatieve webcams en microfoons.

Tekst gaat verder onder de foto

Schenk aandacht aan informatiemanagement en cybersecurity
Zorg ervoor dat thuiswerkers geen informatie missen door belangrijke mededelingen online te communiceren en structureer bedrijfsinformatie op een logische manier. Iedereen moet kunnen vinden wat de werkafspraken zijn. Gebruik een opzet waardoor mensen eenvoudig kunnen samenwerken in documenten. Werk bijvoorbeeld in de cloud en zorg voor afspraken over mappenstructuur en versiebeheer. 

Schenk ook extra aandacht aan cybersecurity en de beveiliging van data. Maak medewerkers bewust van omgang met vertrouwelijke data buiten het kantoor, en faciliteer tools die databeveiliging garanderen. Zorg ervoor dat alleen uitgenodigde personen toegang hebben tot geplande video meetings en niemand van buitenaf kan meekijken. 

Creëer duidelijkheid over de werkplekbezetting 
Wanneer een groot deel van je organisatie hybride werkt is de kans groot dat je geen kantoorpand meer hebt voor een bezetting van 100%. Laat het team onderling verdelen wie wanneer aanwezig is. Bij grotere organisaties is dat lastiger en heb je een centraal boekingssysteem nodig om de bezetting te managen. Er is inmiddels al veel software beschikbaar dat werkplekbeheer mogelijk maakt.

Tekst gaat verder onder dit blok

Geef extra aandacht aan thuiswerkers 
Geef een duidelijke structuur aan de videomeetings en zorg dat iedereen om de beurt aan het woord komt. Het is fijn als de conference room op kantoor een webcam heeft waarbij iedereen in beeld is, zodat thuiswerkers collega’s goed kunnen zien. Lees het artikel over online vergaderen voor meer tips.

Maak van offline evenementen hybride evenementen
Zorg ervoor dat iedereen kan meedoen met de evenementen binnen je bedrijf, of dit nu de kick-off van het nieuwe jaar is, of een teambuilding evenement met pubquiz. Organiseer hiervoor een professioneel hybride event, met tal van opties voor interactie tussen online en offline publiek. Door het inzetten van polls en quizes, het inbellen van sprekers op andere locaties en een Q&A sessie, maak je van een saaie vergadering een levendige tv show.

Hulp nodig met hybride vergaderen of het organiseren van een hybride event?

Valo ontzorgt jou op het gebied van hybride events en livestreaming. Neem vandaag nog vrijblijvend contact op om advies op maat te krijgen.